Kurumsal E-posta Nasıl Alınır? [email protected] Adresine Geçiş Rehberi

Kurumsal e-posta, firmanızın alan adıyla biten e-posta adresidir: [email protected] gibi. Müşteriye “[email protected]” adresinden teklif göndermek, ne kadar iyi iş yaparsanız yapın, ilk izlenimde güven kaybettirir. Kurumsal adres ise ciddi bir işletmeyle yazıştığınızı gösterir.

Bu yazıda kurumsal e-posta için neye ihtiyacınız olduğunu, seçenekleri ve e-postalarınızın spam klasörüne düşmemesi için gereken ayarları anlatıyoruz.

Kurumsal e-posta için neye ihtiyacınız var?

İki şeye: bir alan adına ve bir e-posta hizmetine. Alan adınız yoksa önce onu almanız gerekir; seçerken dikkat edilecekleri alan adı rehberimizde anlattık. Web siteniz varsa, alan adınız zaten var demektir.

Seçenekler: hangi e-posta hizmeti?

Google Workspace: Gmail arayüzünü kurumsal adresinizle kullanırsınız. Takvim, Drive ve Meet de pakete dahildir. Kullanıcı başına aylık ücretlidir.

Microsoft 365: Outlook ile çalışır; Word, Excel ve Teams ile birlikte gelir. Ofis programlarını zaten kullanan işletmeler için mantıklıdır. Kullanıcı başına aylık ücretlidir.

Hosting paketindeki e-posta: Bazı hosting paketleri e-posta hesabı da içerir. Ucuzdur, ama depolama, spam filtresi ve teslim edilme oranı konusunda genellikle daha zayıftır. Çok e-posta gönderen ya da müşteriyle yoğun yazışan işletmeler için önermiyoruz.

Çoğu küçük işletme için Google Workspace ya da Microsoft 365 en sorunsuz seçenektir. Hangisinin size uygun olduğunu, ekibinizin zaten hangi programları kullandığı belirler.

Spam'e düşmemek için 3 kritik ayar

Kurumsal e-postayı kurup bu ayarları yapmayan işletmelerin e-postaları müşterinin spam klasörüne düşer ya da hiç ulaşmaz. Alan adınızın DNS ayarlarına eklenmesi gereken üç kayıt var:

• SPF: Hangi sunucuların sizin adınıza e-posta gönderebileceğini söyler.
• DKIM: Gönderdiğiniz e-postaların yolda değiştirilmediğini kanıtlayan dijital bir imzadır.
• DMARC: SPF ve DKIM kontrolünden geçemeyen e-postalara ne yapılacağını söyler ve sahte e-postalara karşı korur.

Büyük e-posta sağlayıcıları, özellikle toplu gönderim yapan alan adlarından bu kayıtları giderek daha sıkı bir şekilde istiyor. Bu kayıtlar eksikse, sorun genellikle kimse fark etmeden aylarca sürer.

Kaç adres açmalısınız?

Her çalışana kişisel bir adres ([email protected]) ve birkaç genel adres (info@, destek@, muhasebe@) iyi bir başlangıçtır. Genel adresleri ayrı ücretli hesap açmak yerine, takma ad ya da grup adresi olarak kurup ilgili kişilere yönlendirebilirsiniz.

Gmail'den kurumsal adrese geçiş

1. Kurumsal e-posta hizmetini seçin ve hesapları açın.
2. Alan adınızın DNS ayarlarına e-posta kayıtlarını (MX) ve SPF, DKIM, DMARC kayıtlarını ekleyin.
3. Eski e-postalarınızı yeni hesaba aktarın; çoğu hizmet bunun için araç sunar.
4. Eski Gmail adresinize gelenleri bir süre yeni adrese yönlendirin.
5. Kartvizit, web sitesi, Google İşletme Profili, sosyal medya ve fatura bilgilerinizdeki e-posta adresini güncelleyin.

Güvenlik: kurumsal e-posta en büyük açık kapı

Kurumsal e-posta hesapları, saldırganların en sık hedeflediği yerdir. Ele geçirilen bir e-posta hesabından müşterilerinize sahte fatura ya da IBAN gönderilebilir. İki adımlı doğrulamayı tüm hesaplarda açın ve ayrılan çalışanların hesaplarını hemen kapatın. Diğer temel önlemleri siber güvenlik yazımızda anlattık.

Kurumsal e-postanızın kurulumunu, DNS ayarlarını ve geçişini bizimle yapmak isterseniz bulut ve sunucu hizmetlerimize göz atın ya da bize yazın.