Özel Yazılım Yaptırmak Ne Kadar Tutar? Fiyatı Belirleyen Kalemler

Özel yazılım yaptırmak ZIPPEX'te 120.000 TL'den başlıyor; bu rakam 3 modüle kadar, kullanıcı girişi, yönetim paneli ve sunucu kurulumu olan ilk sürümü kapsıyor. Kullandığınız iki programı birbirine bağlamak ise 25.000 TL'den başlıyor. Son fiyatı modül sayısı, kullanıcı türleri, bağlanacak programlar ve eski verilerin aktarılması belirliyor.

Rakamlar KDV hariç başlangıç fiyatlarıdır. Aşağıda her kalemin fiyatı neden değiştirdiğini, müşteri takip programı gibi somut bir örnek üzerinden anlatıyoruz. Okuduktan sonra elinizdeki teklifin neyi kapsadığını kendiniz okuyabilirsiniz.

Özel yazılım yaptırmak ne kadar tutar? Kısa cevap

Özel yazılımın süresi projeye göre değişiyor. Bu yüzden takvimi ihtiyaç listesi netleştikten sonra, teklifle birlikte yazılı olarak veriyoruz.

Modül nedir ve fiyatı neden en çok o belirler?

Modül, yazılımın ayrı bir iş yapan bölümüdür. Bir müşteri takip programını düşünün: müşteri kartları bir modül, satış görüşmelerinin takibi bir modül, teklif hazırlama bir modül. Fatura, stok ya da personel takibi eklendikçe her biri ayrı modül olarak hesaba girer.

Her modülün ekranları, kuralları ve raporları ayrı tasarlanır, yazılır ve test edilir. Bu yüzden toplantıda 'şunu da ekleyelim' denen her bölüm süreyi ve fiyatı doğrudan etkiler. Fiyatı düşürmenin en etkili yolu, ilk sürümü en çok vakit kaybettiren işe göre kurmak ve gerisini sonraki aşamalara bırakmaktır.

Fiyatı belirleyen diğer kalemler

• Kullanıcı türleri ve yetkiler: Satış temsilcisi kendi müşterilerini, muhasebe finansal kayıtları, yönetici hepsini görüyorsa her rol için ayrı yetki kurulur.
• Bağlanacak programlar: Muhasebe programı, e-fatura, ödeme ya da kargo firması. Her bağlantı ayrı bir iştir ve karşı tarafın bağlantıya ne kadar izin verdiği süreyi etkiler.
• Eski verilerin aktarılması: Excel'deki ya da eski programdaki müşteri ve sipariş kayıtları yeni sisteme taşınır. Veri ne kadar dağınıksa temizlemesi o kadar sürer.
• Raporlar: Yönetici ekranında görmek istediğiniz her özet, filtre ve dışa aktarma seçeneği.
• Telefonda kullanım: Sahada çalışan ekibiniz varsa ekranların telefona göre düşünülmesi gerekir.
• Eğitim ve geçiş: Ekibinize eğitim, kullanım kılavuzu ve geçiş sırasında işin durmaması.

Bu kalemlerin hepsi her projede yer almaz. Teklifi okurken hangilerinin dahil olduğuna, hangilerinin sonraki aşamaya bırakıldığına bakın. Örneğin eski verilerin aktarılması teklifte yazmıyorsa, geçiş gününde bu işin kime kaldığını önceden sorun; çoğu gecikme tam bu noktada çıkar, çünkü kimse o işi üstlenmemiştir.

Örnek: aynı cümle, iki farklı kapsam

Aynı cümleyle başlayan iki talep çok farklı fiyatlara çıkabilir. 'Müşteri takip programı istiyoruz' diyen iki firmayı düşünün:

• Birinci firma: Beş kişilik satış ekibi müşteri kartlarını, görüşme notlarını ve verilen teklifleri tek yerde görmek istiyor. Tek kullanıcı türü var, başka programa bağlantı yok.
• İkinci firma: Satış, muhasebe ve yönetici ayrı ekranlar görecek; teklif onaylanınca muhasebe programında fatura taslağı oluşacak, sahadaki ekip telefondan ziyaret notu girecek, eski programdaki kayıtlar aktarılacak.

Birinci firmanın ihtiyacı üç modüllük ilk sürüme sığar. İkinci firma ise ek modüller, ayrıntılı bir yetki yapısı, entegrasyon ve veri aktarımı ister; teklifi doğal olarak daha yüksek çıkar. Fark çoğu zaman ekran sayısından değil, kuralların ve bağlantıların sayısından gelir.

Müşteri takip programı yaptırmak ne kadar tutar?

Yalnızca müşteri kartları, görüşme takibi ve teklif takibinden oluşan bir müşteri takip programı, 120.000 TL'den başlayan üç modüllük ilk sürüm tanımına uyar. Yönetici ekranı ve kullanıcı girişi bu kapsamın içinde. Programın e-posta, muhasebe ya da e-fatura sisteminize bağlanması gerekiyorsa entegrasyon kalemi eklenir; Excel'deki müşteri listenizin aktarılması da ayrıca konuşulur.

Müşteri takip programının genel mantığını ve hangi bilgilerin tutulması gerektiğini CRM sistemi yazımızda anlattık.

Programı kullanacak kişileri de sürece katın. Satış ekibinin her gün hangi bilgiye baktığını, neyi elle yazdığını ve yöneticiye hangi raporu gönderdiğini onlardan dinlemek, gereksiz modülleri ayıklamanın ve doğru ekranları kurmanın en kısa yoludur. Kullanılmayan bir ekran, ödediğiniz ama işe yaramayan bir kalemdir.

Teklif alırken nelere bakmalısınız?

1. Teklif sabit fiyat mı, saatlik mi? Sabit fiyatta bütçenizi baştan bilirsiniz.
2. Her modül ve her program bağlantısı ayrı satırda yazıyor mu?
3. Sunucu ve yedekleme kimde, aylık maliyetini kim ödüyor?
4. Kaynak kodun ve tasarımın hakları kime ait?
5. Teslimden sonra çıkan hatalar ücretsiz mi düzeltiliyor?
6. Kapsam dışı istekler nasıl fiyatlanıyor, yazılı onay alınıyor mu?

Saatlik çalışmada iş uzadıkça fatura büyür ve son rakamı baştan bilemezsiniz. Sabit fiyatta ise kapsamın baştan yazılması gerekir; bu da ilk görüşmede neye gerçekten ihtiyacınız olduğunu netleştirmenizi sağlar.

Çok düşük bir teklif çoğu zaman bu soruların birkaçını cevapsız bırakır. Kaynak kodu size verilmeyen bir yazılım, firmayla yollarınız ayrıldığında elinizde kalmayabilir; bu konuyu ajansla yollar ayrılınca site kimin yazımızda ayrıca ele aldık.

Proje sırasında en sık yapılan hatalar

Fiyat kadar projenin nasıl yürüdüğü de son maliyeti etkiler. Teklif doğru olsa bile aşağıdaki hatalar süreyi uzatır ve ek iş çıkarır:

• Tek bir karar verici olmaması: Satış müdürü bir şey, muhasebe başka bir şey isterse ekip iki yön arasında kalır. Sizin tarafınızda son kararı veren ve onayları toplayan tek bir kişi belirleyin.
• Aşama sonlarında denememek: İki haftalık aşamaların amacı, yanlış gideni erken yakalamaktır. Size gösterilen bölümü kendi gerçek işlerinizle denemezseniz sorunlar teslim gününe kalır.
• Kapsamı sözlü değiştirmek: Toplantıda söylenen 'bunu da ekleyelim' yazıya geçmezse kimin neyi beklediği bulanıklaşır. Her değişikliği yazılı isteyin, fiyata ve takvime etkisini de yazılı öğrenin.
• Veri temizliğini son haftaya bırakmak: Excel'deki tekrar eden müşteri kayıtlarını, eksik telefonları ve eski siparişleri geliştirme sürerken ayıklamaya başlayın.
• Geçişi en yoğun döneme denk getirmek: Yeni sisteme geçişi işlerinizin en sakin olduğu haftaya planlayın; ekibiniz yeni ekranlara alışırken bir yandan yoğun sipariş yetiştirmesin.
• Eski sistemi hemen kapatmak: İlk haftalarda eski dosyaya ya da programa erişimi yalnızca bakmak için açık tutun; bir kaydı kontrol etmeniz gerektiğinde işinize yarar.

Bu hataların hiçbiri yazılım bilgisi gerektirmez; hepsi sizin tarafınızdaki düzenle önlenir.

Hazır program yeterli mi? Kendiniz ne yapabilirsiniz?

İşiniz standart bir pakete sığıyorsa hazır program genellikle daha doğru ve daha ucuz tercihtir. Aylık ücretli hazır müşteri takip ya da stok programlarından birini birkaç hafta deneyin ve eksik kalan yerleri not alın. Bu not, özel yazılım gerekip gerekmediğinin en iyi cevabıdır; teklif isterken de en işe yarayan belgedir.

Hazır programlarda çoğunlukla kullanıcı başına aylık ücret ödersiniz; ekibiniz büyüdükçe bu ücret de büyür. Birkaç yıllık toplamı özel yazılımın tek seferlik bedeliyle karşılaştırmak, kararı tahminle değil rakamla vermenizi sağlar.

Excel'i düzenli tutmak da çoğu küçük ekip için yeterli bir başlangıçtır. Aynı dosyanın farklı sürümleri dolaşmaya, kimin neyi değiştirdiği bilinmemeye başladığında tek bir sisteme geçme zamanı gelmiş demektir. Stok ve sipariş tarafı için stok ve sipariş otomasyonu, programları birbirine bağlamak için muhasebe ve ERP bağlantısı yazılarımıza bakabilirsiniz.

ZIPPEX özel yazılımı nasıl fiyatlıyor ve yapıyor?

İlk görüşmede bugünkü işleyişinizi dinliyor, neyin yazılacağını yazıya döküyoruz. Teklifi bu belgeye göre kalem kalem ve sabit fiyatla veriyoruz; kapsam dışı istekleri yazılı onayınız olmadan uygulamıyoruz. Geliştirmeyi iki haftalık aşamalarla yapıyor, her aşamanın sonunda çalışan bir bölümü size gösteriyoruz. Teslimde ekibinize eğitim veriyor, Excel'deki ya da eski programınızdaki verileri aktarıyoruz. Kodun hakları size aittir ve teslimden sonra bizden kaynaklanan hatalar ücretsiz giderilir.

Şirket içi işler için iş yazılımları, müşterilerinize açılacak sistemler için özel web uygulaması sayfalarımıza bakabilir, ihtiyacınızı teklif formuna yazabilirsiniz.